Формування правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативних актів роботодавця загального характеру

Більшість договорів в трудовому і цивільному праві виконуються не тому, що за порушення передбачена відповідальність, а через те, що їх вигідно виконувати обом сторонам. Тому завдання правил внутрішнього трудового розпорядку (ПТВР) та інших локальних актів — врегулювати трудові відносини таким чином, щоб і працівники, і керівництво підприємства розуміли, що їхні права захищені й умови є справедливими.

Що таке локальні нормативні акти та правила внутрішнього трудового розпорядку?

ПТВР — це основні вимоги, які регулюють відносини між трудовим колективом та безпосередньо роботодавцем (адміністрацією). Чинне законодавство дає змогу адміністрації керівництва і трудовому колективу на локальному рівні врегульовувати деякі питання, зокрема прийняття на роботу, звільнення, охорони праці та техніки безпеки у воєнний час, режиму робочого часу і відпочинку, зарплат, надбавок, преміювання. Таким чином, ПТВР допомагають більш прозоро узгоджувати дії керівництва і працівників.

ПТВР розробляють на кожному підприємстві та обов’язково узгоджують з колективом. На більшості підприємств середньої ланки колективні договори не укладаються, і саме ПТВР залишаються найважливішим документом, за допомогою якого протилежні позиції працівників і адміністрації узгоджуються на прийнятних для сторін умовах. Наприклад, якщо працівник бажає отримувати пільги, їх можна встановити в ПТВР, затвердити і ввести в дію, але при цьому врахувати інтереси роботодавця, щоб ці надбавки сплачувалися за фактично виконану роботу чи особливі умови праці. Завдання «ДЕ-ЮРЕ» при складанні локальних нормативних актів роботодавця — запропонувати найбільш цікаву редакцію з урахуванням особливостей функціонування конкретного підприємства.

Коли роботодавцю необхідно розробляти та оновлювати локальні акти?

ПТВР мають затверджуватися одночасно зі створенням підприємства. На практиці середній і малий бізнес не розробляють ПТВР, доки не набирається кілька десятків працівників і не з’являється трудовий колектив як окремий суб’єкт, права якого треба захищати. Проте, навіть за мінімальної кількості працівників бізнесу слід затверджувати посадові інструкції, щоб розуміти, якими є обов’язки окремих робітників.

Команда «ДЕ-ЮРЕ» також може допомогти розробити загальні правила та інструкції з охорони праці. Більш детальні положення, що стосуються електробезпеки, пожежної безпеки, мінімізації трудових ризиків на будівництві вже належать до компетенції інженерів з охорони праці на підприємстві.

Узгодження та затвердження інших локальних актів залежать від того, що турбує роботодавця і колектив. Як правило, роботодавець намагається зберегти конфіденційну інформацію, а також захиститися від недоброчесних конкурентних дій з боку працівників, які можуть одночасно працювати на конкурента. Відповідно, роботодавцю треба врегулювати право власності на службові твори — об’єкти інтелектуальної власності, які створив працівник в процесі своєї трудової діяльності. Працівники намагаються врегулювати безпеку своїх персональних даних, більш деталізувати порядок оплати праці, нарахування бонусів за місяць тощо.

Оновлення локальних актів бажано проводити щоразу, коли з’являються відповідні зміни в законодавстві. Зокрема, компанія «ДЕ-ЮРЕ» надає послугу актуалізації локальних актів, маючи доступ до системи бази чинного законодавства з постійним моніторингом і сповіщеннями про зміни по всім галузям права. Якщо нормативний акт зобов’язує внести корективи, клієнт отримує ці оновлення і приймає певні рішення, виходячи з економічного ефекту. Дрібний аудит локальних актів слід проводити раз на пів року.

Які документи відносяться до локальних актів загального характеру?

До локальних актів загального характеру відносяться документи, що регламентують внутрішні політики компанії. Це в першу чергу ПТВР, посадові інструкції і колективні договори (якщо укладаються). Чим більшою є компанія, тим більше має внутрішніх локальних актів, зокрема:

• положення про оплату праці;
• положення про персональні дані;
• положення про поводження з майном (про матеріальну відповідальність) — визначає перелік осіб, з якими можуть укладатися договори про матеріальну відповідальність;
• положення про преміювання;
• локальні акти, що стосуються дистанційної роботи. Вони встановлюють електронний документообіг між працівником, який працює дистанційно, і роботодавцем таким чином, щоб належно фіксувати завдання, які ставляться працівнику до виконання. Особливості врегулювання дистанційної праці можуть включати положення про електронний документообіг в сфері найманої праці і положення про оплату праці дистанційних працівників (відрядну систему оплати праці);
• положення про комерційну таємницю — найчастіше зустрічаються в підприємствах з іноземними інвестиціями. Такі документи юристи «ДЕ-ЮРЕ» розробляють за європейськими стандартами, і це дуже ретельна робота. Адже захист комерційної інформації стикається з роботою інших підрозділів на підприємстві, тож треба з’ясувати, як вони між собою функціонують, які працівники з яким статусом мають доступ, як передається інформація, як вона фіксується тощо. Формування пакета документів про комерційні таємниці, ознайомлення з ним працівників, бесіди, роз’яснення недоцільності і неможливості розголошення значним чином дисциплінує працівників.

Локальні акти загального характеру включають й інші положення про окремі аспекти праці, які роботодавець, виходячи зі специфіки бізнесу, має регулювати і захищати.

Які вимоги законодавства потрібно враховувати при розробці локальних актів?

Локальні акти розробляються у відповідності до трудового законодавства, яке включає не лише Кодекс законів про працю, а й закони і підзаконні акти про відпустки, оплату праці, колективні договори та угоди, Цивільний кодекс, що регулює поняття персональної інформації тощо. Також ці акти мають враховувати висновки Верховного суду. Оскільки метою України є поетапна адаптація нашого законодавства до стандартів ЄС, необхідно також брати до уваги закони і стандарти Європи (наприклад, стосовно захисту персональних даних).

Як проходить юридична консультація щодо формування правил внутрішнього трудового розпорядку та локальних актів?

У першу чергу під час консультації юриста необхідно з’ясувати, які найбільш болючі питання має клієнт, чому він звернувся саме зараз із таким запитом. Наприклад, його не влаштовує порушення трудової дисципліни — постійні запізнення на роботу. В такому разі потрібно чітко встановити робочі години, місце розташування офісних робочих місць тощо. Можливо, проблемою є скарги клієнтів через те, що працівники спілкуються російською, розголос конфіденційної інформації або щось інше. Інколи роботодавець хоче змінити систему оплати праці так, щоб платити невелику основну зарплату, а все інше — сплачувати як премію за належне виконання трудових обов’язків, і він просить сформувати таку систему оплати праці, розрахувати надбавки і доплати.

В розпорядженні «ДЕ-ЮРЕ» є раніше розроблені типові правила, які в багатьох випадках можна адаптувати під потреби конкретного бізнесу. Але для вирішення проблеми бажано зустрітися не тільки з керівником, а й з трудовим колективом, тому що при конфлікті з приводу врегулювання трудових відносин ініціатива має йти знизу. Треба з’ясувати, чи дійсно можливо виправити ситуацію, просто затвердивши правила. Інколи потрібно роз’яснити керівнику, що цілі, яких він хоче досягти, не завжди є реалістичними. При цьому варто зважати на те, що спроби відрегулювати все можуть доходити до абсурду і, навпаки, демотивувати працівників. Недостатньо мати гарний пакет документів — слід впливати на колектив і надихати його до виконання цих норм.

Які документи повинен надати клієнт для отримання консультації щодо формування локальних актів?

Якщо клієнт вже розробляв локальні акти, ПТВР, посадові інструкції і намагався їх запровадити, бажано принести їх на консультацію, щоб юрист зміг їх проаналізувати та зрозуміти, де допущені помилки. Також необхідний штатний розпис для розуміння структури трудового колективу: скільки працівників, які є спеціальності, які відділи, хто кому підпорядковується, як виглядає розподіл фонду оплати праці тощо.

Які послуги включає юридичний супровід щодо розробки та впровадження локальних актів?

Юридичний супровід щодо розробки та впровадження локальних нормативних актів включає збір інформації, аудит чинних документів з метою виявлення прогалин та помилок. Якщо клієнт звернувся з запитом на коригування документів, які перестали його влаштовувати, необхідно проаналізувати найбільш неврегульовані питання та надати правові ідеї. Після того, як всі рішення узгоджені, юрист розробляє конкретні локальні акти, що допоможуть досягти бажаних результатів. Якщо на підставі кадрового обліку формується позиція клієнта в суді, юрист «ДЕ-ЮРЕ» може провести аудит кадрових документів і надати рекомендації після попереднього консультування з фахівцями з кадрового обліку.

Яких результатів можна очікувати від юридичних консультацій та супроводу?

Локальні акти потрібні для розбудови плідних відносин між роботодавцем і трудовим колективом. У працедавця є контроль над фондом оплати праці, і він має справедливо розподілити гроші між працівниками, щоб вони вмотивовано працювали. Відповідно, у трудового колективу є знання і навички, які вони «продали» цьому керівництву. Добре розроблені локальні акти регулюють найважливіші питання, дозволяють підвищити ефективність усього бізнесу в цілому і уникнути психологічних, емоційних та, як наслідок, юридичних конфліктів всередині колективу, а також між керівництвом і працівниками.